（一）Word文档（*.doc）

　　1、加密Word文档

　　如果Word文档不希望别人查看，可以通过添加打开密码来实现。为Word文档添加密码，可以通过下列两种方法来实现：

　　方法一：启动Word2003（其他版本操作相似，下同），打开需要加密的文档，执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框（如图1），切换到“安全性”标签下，在“打开文件时的密码”右侧的方框中输入密码，按下确定按钮，再确认输入一次密码，确定退出，然后保存一下当前文档即可。

 

　　注意：经过加密设置后，以后需要打开该文档时，需要输入正确的密码（如图2），否则文档不能打开。 

　　方法二：在对新建文档进行“保存”或对原有文档进行“另存为”操作时，打开“另存为”对话框（如图3）。

 

　　方法一：设置“修改文件时的密码”。仿照上述加密操作，在相应的对话框中，在“修改文件时的密码”右侧的方框中输入密码，按下确定按钮，再确认输入一次密码，确定退出后，保存当前文档即可。

　　注意：在打开设置了“修改文件时的密码”的文档时，会弹出如图5所示的对话框，不输入密码，直接按其中的“只读”按钮，即可打开文档进行浏览。而此时对文档所作的任何修改，均不能被保存到原文档中。

　　方法二：保护文档：执行“工具→保护文档”命令，展开“保护文档”任务窗格（如图6）。

　　注意：①对文档启动强制保护后，如果试图对文档进行编辑操作时，在状态栏会出现“不允许修改，因为此文档已经锁定”的提示。
　　 ②如果需要解除锁定，请执行“工具→取消文档保护”命令，输入正确的密码，确定即可。

    （二）Excel文档（*.xls）

　　1、加密Excel文档：加密Excel文档的操作过程同加密Word文档相似，请大家仿照操作。

　　2、保护Excel文档：保护Excel文档，我们分为下面三种类型：

　　类型一：锁定所有单元格

　　启动Excel2003，打开相应的工作簿文档，切换到需要保护的工作表下，执行“工具→保护→保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框（如图8），输入关确认输入一个保护密码，确定返回即可。

　　注意：经过这样的设置后，如果试图要修改某个单元格中的内容，系统会弹出如图9所示的对话框，拒绝对其进行修改操作。

　　类型二：锁定部分单元格（例如锁定含有公式的单元格）

　　先选中所有包含数据的单元格区域，执行“格式单元格”命令，打开“单元格格式”对话框（如图10）。

　　切换到“保护”标签下，清除“锁定”选项前面复选框中的“∨”号，确定返回；再执行“编辑→定位”命令，打开“定位”对话框，单击其中的“定位条件”按钮，打开“定位条件”对话框（如图11），选中其中的“公式”选项，确定返回选中所有包含公式的单元格，再打开“单元格格式”对话框，切换到“保护”标签下，在“锁定”选项前面复选框中添加上“∨”号，确定返回；再仿照上面类型一的操作，保护一下工作表即可。

 

　　类型三：锁定共享工作簿

　　有时，我们需要将一个工作簿在局域网上共享，让不同部门来填写其中相应的内容，这时候，我们希望对不同的区域使用不同的保护密码。

　　选中区域一（如C列），然后执行“工具→保护→允许用户编辑区域”命令，打开“允许用户编辑区域”对话框（如图12）。 

　　单击击其中的“新建”按钮，打开“新区域”对话框（如图13），输入保护的区域单元格地址（如“=$C:$C”）和密码，确定返回；再按“新建”按钮添加其他区域，全部添加完成后，确定返回；再仿照上面的操作，保护一下工作表即可。  

  　注意：①经过这样的设置后，如果要向相应的区域中添加数据时，需要输入正确的密码才可以（如图14）。

　　②Excel工作簿共享的设置方法：执行“工具→共享工作簿”命令，打开“共享工作簿”对话框（如图15），选中“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”选项，确定返回；再将该工作簿文档保存在局域网某如电脑的一个共享文件夹中，这样局域网上的多个用户可以同时打开该工作簿文档，输入各自相应的密码，对其进行编辑操作。
　　 ③类型三介绍的功能，是Excel2002及后续版本的一个新增功能。

 

    （三）演示文稿（*.ppt）

　　PowerPoint2002及后续版本，可以对制作的演示文稿进行加密，其操作方法同给Word加密相似。

　　（四）Access文档（*.mdb）

　　虽然Access2003同Word等是一个系列的不同组件，但是，其加密方法却完全不同：启动Access2003，执行“文件→打开”命令，打开“打开”对话框（如图16）。

 

　　选中需要加密的数据库文件，然后按右下角“打开”按钮右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择“以独占方式打开”选项，打开相应的数据库文件。然后执行“工具→安全→设置数据库密码”命令，打开“设置数据库密码”对话框（如图17），设置好密码后，确定返回，即可对打开的数据库文件进行加密。 

 

　二、WPS Office文档的保护和加密

　　（一）WPS Office文档的加密

　　用WPS Office中金山文字、金山表格、金山演示组件制作的文件，其加密方法是完全一样的，操作起来也比较简单：在相应的组件（如“金山文字2003”）窗口中，执行“文件→文档加密→密码”命令，打开“密码”对话框（如图18），输入密码确定返回后，保存当前文件就行了。

 

　　（二）WPS Office文档的保护

　　用WPS Office中金山文字和金山演示组件制作的文件，具有保护文档的功能，其操作方法也是一样的：执行“工具→保护文档”命令，打开“文档保护”对话框（如图19），输入密码，确定返回即可。

   

    三、永中Office文档的保护和加密

　　（一）永中Office文档的加密

　　 由于永中Office文档采取的是一种集成文档形式，因此，其各组件的加密操作是在同一个窗口中完成的：启动永中Office2004，打开相应的文档，执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框（如图20），切换到“文件”标签下，设置好“作者权限密码”，确定返回即可。 

　　注意：在上述“选项”对话框中，有“修改权限密码”和“只读权限密码”，但是，这两种密码都必须建立上设置了“作者权限密码”的基础上，笔者认为，这就没有什么意义了，盼望软件开发商能加以改进。

　　（二）永中Office文档的加密

　　 在永中Office集成文件中，对永中文字和永中表格单独设置了保护文档的功能，而永中演示没有保护文档的功能。

　　1、永中文字的保护：打开集成文档，切换到永中文字界出下，执行“工具保护保护文档”命令，打开“保护文档”对话框（如图21），选中保护的内容（如“整篇文档”），设置好密码，确定返回即可。

 

　　2、永中表格的保护：切换到永中表格界面下，选中需要保护的单元格（区域），执行“工具→保护→保护单元格”命令，打开“保护单元格”对话框（如图22），选中保护的内容（如“锁定”），设置好密码，确定返回即可。 

　　注意：对永中表格中单元条的保护设置完成后，需要保存文档，然后重新打开文档才能生效。