自制按钮适合于大批量的排版工作

由于工作的原因，我经常要为学生的获奖文章排版。每一次的作文比赛，都会给我带来极大的工作量，一个偶然的机会让我认识了“宏”这个工具，仔细琢磨，终于为排版找到了一条便捷的方法：设置一个特殊菜单，放置一些自己制作的按钮，让一个按钮就完成以前大量的工作。

　　1．添加一个菜单，放置自制的按钮

　　选择“工具→自定义”菜单，选择中间的“命令”分栏，在左边的“类别”框中选择最底下的“新菜单”，右边框中就出现一个名为“新菜单”的命令，用鼠标左键点中命令中的“新菜单”不放，把它移到上面菜单栏的任意一个位置，当鼠标出现“+”时释放，那里就出现了一个“新菜单”。我们还可以在它上面点击鼠标右键，给它取个自己喜欢又好记的名字，如“快捷排版”。

　　2．录制个性化的按钮

　　(1)(页面设置)按钮

　　目的：点击按钮完成整个页面设置。

　　方法：首先打开“工具→宏→录制新宏”菜单，此时会出现“录制宏”对话框，我们可以在“宏名”一栏中取名为“页面设置”，然后(确定)。这时就会出现一个录制菜单，接下来我们只要按照自己的想法去设置页面，等全部设置好之后，再用鼠标按一下录制菜单上的(停止)按钮，整个操作过程就被录制下来了。最后，我们需要把录制好的按钮放到刚才自制的菜单中去，可以像添加“新菜单”一样，打开“工具→自定义”，在命令分栏中选择“宏”，右边命令框中就出现一个名为“Normal.NewMacros.页面设置”的宏命令，用鼠标左键点中不放，拖到自制的“新菜单”下释放，还可以通过鼠标右键改变它的名称。这样一个完整的(页面设置)按钮就完成了。

　　用这种方法还可以设置页眉、页脚，甚至可以把页面、页眉、页脚设置在同一个按钮中，让按钮功能更加强大。

　　2)(标题设置)按钮

　　目的：选中标题文字，点击按钮，使文字马上成为完美的标题。

　　方法：选中想设置为标题的文字，然后与设置按钮(页面设置)的方法相同，这里不在赘述。

　　用这种方法可以录制(正文设置)、(署名设置)、(日期设置)等按钮，但要注意这里不能一起录制，因为不同的文章有不同的标题、正文和作者，而且这里还必须先选中文字再录制，不能先录再选，因为这样会把选择过程中的文字个数也录制进去，导致使用不同标题时出错。同时我们还必须注意，录制新“宏”时，鼠标的部分功能将被禁止，只能用键盘操作，如“选中文字”可以用“Shift+→”(或“←”)，“移动文字”用“剪切(Ctrl+x)和粘贴(Ctrl+v)代替等。

　　3．修改和删除自制的按钮和菜单

　　对有些效果不太好甚至会出错的按钮，我们要进行修改，而有些太个性化的按钮在发挥完作用之后，往往不再使用，这时也需要删除它。

　　删除的方法分两步：

　　(1)删除按钮：打开“工具→自定义”菜单，此时又将出现“自定义”对话框，直接把鼠标放在想删除的按钮上点击右键，就可以找到“删除”这个选项了。

　　(2)删除“宏”：打开“工具→宏→宏”菜单，出现“宏”对话框，选中需要删除的“宏”名，点击“删除”即可。

　　说明：上面的方法特别适合于大批量的排版工作，而且不仅Word，在Excel、PowerPoint等工具中也同样适用。